Resources – MAHA Lawyers

Majikan Tidak Memperbaharui Kontrak Perkhidmatan Pekerja : Adakah Satu Kesalahan?

MAHA Lawyers — Fri, 31 Mar 2023 15:36:34 +0000

Pengenalan

Secara ringkasnya, Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa ataupun dalam Bahasa Inggerisnya dikenali sebagai “Fixed Term Contract” adalah sebuah kontrak pekerjaan di mana Pihak Syarikat dan Pekerja telah sedari awal telah bersetuju bahawa kontrak di antara mereka akan tamat apabila telah mencapai satu tempoh yang telah ditetapkan.

Dalam hal ini, apabila Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa tersebut telah mencapai tempoh yang dipersetujui dan tiada sebarang pembaharuan dibuat oleh majikan ataupun Pihak Syarikat, kontrak tersebut akan tamat dengan sendiri dan bukanlah ditamatkan oleh sama ada Pihak Syarikat mahupun Pekerja.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa keadaan ataupun situasi di mana Mahkamah memutuskan bahawa kegagalan Pihak Syarikat untuk menyambung dan memperbaharui Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa adalah merupakan penamatan perkhidmatan yang telah dilakukan tanpa alasan yang adil dan munasabah (without just cause and excuse)

Jadi, Apakah Keadaan Ataupun Situasi Tersebut?

Situasi dan keadaan tersebut boleh dilihat melalui fakta di dalam kes HAN CHIANG HIGH SCHOOL/PENANG HAN CHIANG ASSOCIATED CHINESE SCHOOL ASSOCIATION V. NATIONAL UNION OF TEACHERS IN INDEPENDENT SCHOOLS, W. MALAYSIA & INDUSTRIAL COURT OF MALAYSIA (1989] 2 MELR 752 (“Han Chiang High School“). Dalam kes Han Chiang High School, Mahkamah telah memutuskan bahawa kegagalan pihak Sekolah iaitu High Chiang High School untuk menyambung dan memperbaharui kontrak perkhidmatan seramai 35 orang guru sekolah tersebut adalah satu bentuk penamatan

The contents do not constitute legal advice, are not intended to be a substitute for legal advice and should not be relied upon as such perkhidmatan yang telah dilakukan tanpa alasan yang adil dan munasabah (without just cause and excuse).

Hal ini adalah kerana Mahkamah Tinggi bersetuju dengan dapatan yang dibuat oleh Mahkamah Perusahaan dalam kes tersebut bahawa pihak sekolah mempunyai motif dan/atau niat lain (ulterior motive) untuk tidak memperbaharui kontrak perkhidmatan kesemua 35 orang guru tersebut. Dalam kes ini, tindakan pihak sekolah untuk tidak memperbaharui kontrak perkhidmatan guru-guru tersebut adalah disebabkan oleh kesemua 35 orang guru tersebut adalah ahli kepada kesatuan yang dikenali sebagai Union of Teachers in Independent School, West Malaysia.

Jadi, untuk menyingkirkan guru-guru yang merupakan ahli kepada Kesatuan tersebut, pihak sekolah telah bersandarkan kepada Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa dan memutuskan untuk tidak memperbaharui kontrak perkhidmatan kesemua 35 orang guru tersebut.

Hal ini disokong dengan fakta bahawa walaupun kontrak perkhidmatan yang dimasuki pihak sekolah dan kesemua 35 guru tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa untuk tempoh dua (2) tahun, kontrak perkhidmatan kesemua 35 orang guru tersebut telah diperbaharui pihak sekolah setiap dua (2) tahun sejak daripada penubuhan sekolah tersebut iaitu daripada tahun 1951 tanpa guru-guru tersebut perlu membuat permohonan baru.

Oleh hal yang demikian, Mahkamah Tinggi dalam kes High Chiang High School tersebut telah membuat dapatan bahawa kontrak perkhidmatan yang dimasuki oleh kesemua 35 orang guru tersebut dengan pihak sekolah bukanlah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa yang tulen (a genuine fixed term contract) tetapi Kontrak Perkhidmatan Tetap (permanent contract) yang disamarkan sebagai Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa (permanent contract disguised as fixed term contract).

Namun demikian, persoalan seterusnya yang timbul adalah bagaimanakah caranya untuk menentukan bahawa sesebuah kontrak perkhidmatan tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa yang tulen (a genuine fixed Term contract) dan bukannya Kontrak Perkhidmatan Tetap yang telah disamarkan sebagai Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa (permanent contract disguised as a fixed term contract)?

Bagaimanakah Caranya Untuk Menentukan Sesebuah Kontrak Perkhidmatan Tersebut Adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa Yang Tulen Dan Bukannya Kontrak Perkhidmatan Tetap Yang Disamarkan Oleh Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa?

Pertamanya, sepertimana yang diputuskan oleh Mahkamah Tinggi dalam kes Han Chiang High School, niat sebenar majikan dalam menamatkan Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa pekerja tersebut iaitu sama ada kontrak perkhidmatan tersebut ditamatkan oleh sebab kontrak tersebut sememangnya telah tamat tempoh ataupun sebenarnya kontrak tersebut ditamatkan atas alasan ataupun niat dan/atau motif lain adalah faktor utama dalam menentukan bahawa sesebuah kontrak perkhidmatan tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad masa yang tulen atau tidak.

Dalam pada masa yang sama, Mahkamah Perusahaan dalam kes IN MALAYSIA AIRLINES BHD. V MICHAEL NG LIANG KOK [2000] 2 MELR 302 (“Malaysia Airline”) turut menggariskan tiga (3) lagi faktor lain yang perlu diambilkira dalam menentukan sama ada sesebuah kontrak perkhidmatan tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa yang tulen (a genuine fixed term) ataupun Kontrak Perkhidmatan Tetap (permanent contract) yang disamarkan oleh Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa (permanent contract disguised as a fixed term contract)

Maka, Apakah Tiga (3) Faktor Lain Tersebut?

Tiga (3) faktor lain tersebut termasuklah:-

Pertamanya, sama ada nature pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja adalah selari dengan nature perniagaan bisnes Pihak Syarikat yang menunjukkan bahawa peranan pekerja tersebut adalah penting dalam urusan perniagaan Pihak Syarikat;
Keduanya, sama ada pekerja tersebut diperlukan oleh Pihak Syarikat untuk satu tempoh yang lama ataupun untuk sementara; dan
Ketiganya, sama ada polisi dan norma kebiasaan Pihak Syarikat tersebut yang telah berterusan memperbaharui kontrak perkhidmatan dengan pekerja tersebut selepas tamat tempoh kontrak.

Hal ini menjadikan antara faktor penting yang boleh dijadikan kayu ukur bahawa sesebuah kontrak tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa yang tulen (a genuine fixed term contract) termasuklah:-

Niat kedua-dua belah pihak iaitu majikan dan pekerja ketika memasuki kontrak perkhidmatan;
Nature pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja tersebut adalah selari dengan nature perniagaan bisnes Pihak Syarikat yang menunjukkan bahawa peranan pekerja tersebut adalah penting dalam urusan perniagaan Pihak Syarikat;
Perkhidmatan pekerja tersebut dengan Pihak Syarikat adalah untuk tempoh yang berterusan dan bukannya untuk sementara waktu;
Polisi dan norma kebiasaan Pihak Syarikat tersebut yang telah berterusan memperbaharui kontrak perkhidmatan dengan pekerja tersebut selepas tamat tempoh kontrak.

Walau bagaimanapun, tiga (3) faktor penting yang perlu diambilkira dalam menentukan sesebuah kontrak perkhidmatan tersebut adalah Kontrak Terhad Masa yang Tulen telah dimuktamadkan dan dinyatakan secara jelas oleh Mahkamah Persekutuan di dalam AHMAD ZAHRI MIRZA ABDUL HAMID v AIMS CYBERJAYA SDN. BHD. [2020] 3 MLRA 475 (“Ahmad Zahri”) sepertimana berikut: –

Niat kedua-dua belah pihak (intention of both parties);
Tingkah laku majikan sepanjang tempoh kontrak (employers’ subsequent conduct during the course of employment); dan
Nature pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja tersebut adalah selari dengan nature perniagaan bisnes Pihak Syarikat (Nature of the employer’s business and the nature of work which an employee is engaged to perform)

Jadi Apakah Yang Berlaku Di Dalam Kes Ahmad Zahri Tersebut?

Di dalam kes Ahmad Zahri, Ahmad Zahri iaitu pekerja di dalam kes tersebut (“pekerja tersebut”) telah mendakwa bahawa majikannya iaitu AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. telah menamatkan perkhidmatannya tanpa alasan yang adil dan munasabah oleh sebab majikan beliau tidak melanjutkan kontrak perkhidmatannya setelah tamat tempoh di mana antara alasan yang dikemukakan oleh PYM dalam kes tersebut adalah seperti berikut: –

Beliau telah bekerja secara berterusan dengan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. sejak dari tahun 2009 sehingga 2013;
AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. telah memperbaharui kontrak perkhidmatan pekerja tersebut tanpa beliau perlu memohon semula; dan
Nature pekerjaan pekerja tersebut dengan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. adalah sesuatu yang berterusan dan bukannya one-off, bermusim ataupn bersifat sementara.

Manakala, AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd dalam kes Ahmad Zahri tersebut menyatakan bahawa kontrak perkhidmatan pekerja tersebut dengan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. hanya bermula pada 18.10.2012 oleh sebab pada tahun 2009 sehingga September 2012, PYM adalah pekerja IMS Data Centre 2 Sdn Bhd (“ADC“) dan nature kontrak perkhidmatan PYM setelah diambil alih oleh AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd adalah sememangnya Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa (a genuine fixed term contract).

Semasa kes di peringkat Mahkamah Perusahaan, Mahkamah Yang Mulia telah membenarkan tuntutan pekerja tersebut dan memutuskan bahawa penamatan perkhidmatan pekerjar tersebut oleh AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. adalah penamatan yang dibuat tanpa alasan yang adil dan munasabah.

AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. tidak berpuas hati dengan keputusan yang dibuat oleh Mahkamah Persekutuan tersebut dan membuat permohonan semakan kehakiman (judicial review) terhadap keputusan tersebut di peringkat Mahkamah Tinggi. Namun demikian, Mahkamah Tinggi telah menolak permohonan semakan kehakiman tersebut dan bersetuju dengan keputusan ataupun award yang dikeluarkan oleh Mahkamah Perusahaan tersebut.

Walau bagaimanapun, semasa di peringkat Mahkamah Rayuan, Mahkamah Rayuan berpendapat bahawa keputusan yang dibuat oleh Mahkamah Perusahaan dan Mahkamah Tinggi tersebut adalah satu keputusan yang salah atas alasan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. dan ADC iaitu majikan kepada pekerja tersebut adalah dua entiti berbeza, maka pekerjaan pekerja tersebut dengan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd. bukanlah sesuatu yang berterusan (ongoing and continuous employment).

Namun, keputusan Mahkamah Rayuan dalam kes Ahmaz Zahri tersebut tidak dipersetujui oleh Mahkamah Persekutuan di mana Mahkamah Persekutuan berpendapat bahawa keputusan yang dibuat oleh Mahkamah Perusahaan dan Mahkamah Tinggi tersebut adalah keputusan yang tepat dan betul.

Mahkamah Persekutuan setelah menitikberatkan ketiga-tiga elemen yang telah dinyatakan sebelum ini telah bersetuju dengan alasan-alasan yang dikemukakan oleh Mahkamah Perusahaan dalam Kes Ahmad Zahri tersebut dan memutuskan bahawa Kontrak Perkhidmatan PYM dan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd bermula pada tahun 2009 lagi oleh sebab AIMS Cyberjaya

Sdn. Bhd dan ADC adalah merupakan “Common Employers” dan jelas menunjukkan bahawa perkhidmatan PYM adalah sesuatu yang bersifat berterusan “Ongoing and Continous Employment” .

Maka, Mahkamah Persekutuan dalam kes Ahmad Zahri tersebut telah memutuskan bahawa pekerja tersebut adalah pekerja tetap (permanent employee) AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd dan kegagalan AIMS Cyberjaya Sdn. Bhd untuk menyambung kontrak perkhidmatan PYM adalah satu bentuk penamatan yang dibuat tanpa alasan yang adil dan munasabah.

Penutup

Secara konklusinya, istilah “Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa” ataupun “Fixed Term Contract” yang dinyatakan secara terang-terangan pada kontrak perkhidmatan pekerja terus menjadikan kontrak tersebut adalah Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa yang Tulen (a genuine fixed term contract) lebih-lebih lagi sekiranya kontrak perkhidmatan tersebut memenuhi tiga-tiga (3) elemen-elemen yang digariskan oleh Mahkamah

Persekutuan di dalam kes Ahmad Zahri tersebut. Hal ini menjadikan undang-undang berkenaan Kontrak Perkhidmatan Terhad Masa adalah untuk menjaga kepentingan kedua-dua belah pihak yang menjadikan ultimate aim undang-undang tersebut adalah untuk mewujudkan keharmonian industri (industrial harmony) antara majikan dan pekerja.

Semoga bermanfaat.

Disediakan oleh,
Shazziera Safaruddin
Peguambela dan Peguamcara
Tetuan Mua’z Aiman Halem Auzan & Associates

Bagaimana Cara Untuk Membuat Tuntutan Di Mahkamah Perusahaan?

MAHA Lawyers — Thu, 30 Mar 2023 13:17:01 +0000

Pengenalan

Dalam penulisan pada kali ini, saya akan berkongsi tentang bagaimana cara membuat tuntutan di Mahkamah Perusahaan.

Pertamanya, selain daripada Jabatan Tenaga Kerja (JTK) dan Mahkamah Sivil, Mahkamah Perusahaan adalah merupakan satu tempat yang mana pekerja boleh membuat tuntutan ke atas majikan untuk pembuangan kerja secara tidak sah (unlawful dismissal).

Malah, jika nak dibandingkan dengan JTK dan Mahkamah Sivil, Mahkamah Perusahaan mungkin adalah tempat yang lebih berbaloi untuk pekerja membuat tuntutan disebabkan oleh bidang kuasa yang dimiliki oleh Mahkamah Perusahaan.

Jadi, Apakah Bidang Kuasa Yang Dimiliki Oleh Mahkamah Perusahaan?

Tidak seperti JTK dan Mahkamah Sivil, Mahkamah Perusahaan mempunyai bidang kuasa untuk memberikan tuntutan yang seperti berikut:

a) Pemulihan kerja (reinstatement); dan
b) Ganti rugi gaji ke belakang (backwages) sebanyak 24 bulan maksimum. Backwages ini dikira dari tarikh pembuangan kerja sehinggalah tarikh Mahkamah Perusahaan mengeluarkan Award (membuat keputusan).

Walau bagaimanapun, ramai pekerja yang mungkin tidak tertarik atau teragak-agak untuk membuat tuntutan di Mahkamah Perusahaan kerana perlu bekerja semula(pemulihan kerja).

Sebenarnya, amat jarang sekali untuk Mahkamah Perusahaan memberikan perintah pemulihan kerja. Dalam 1,000 kes, mungkin beberapa sahaja (ini agak-agak saya sahaja ya, jangan “quote” saya pula).

Hal ini kerana Mahkamah Perusahaan melihat bahawa hubungan pekerja dan majikan telah pun musnah yang mana pekerja tersebut tidak sesuai lagi untuk dipulihkan semula kerjanya memandangkan hal tersebut boleh menggangu keharmonian antara pekerja dan majikan yang merupakan objektif utama penubuhan Mahkamah Perusahaan.

Sebagai ganti kepada pemulihan kerja, Mahkamah Perusahaan akan memberikan perintah pampasan bagi menggantikan pemulihan kerja (compensation in lieu of reinstatement) yang bersamaan dengan satu (1) bulan gaji bagi setiap tahun perkhidmatan.

Jadi, jika seseorang itu sudah bekerja selama 10 tahun, maka pekerja itu boleh mendapat pampasan maksimum daripada Mahkamah Perusahaan sebanyak 34 bulan (10 bulan gaji bagi pampasan menggantikan pemulihan kerja + 24 bulan gaji backwages)!

Kalau gajinya RM3,000.00, maka pekerja itu boleh mendapat pampasan maksimum daripada Mahkamah Perusahaan sebanyak RM102,000.00! Kerana itu saya katakan membuat tuntutan di Mahkamah Perusahaan adalah lebih berbaloi memandangkan JTK dan Mahkamah Sivil tidak mempunyai bidang kuasa untuk memberikan jumlah pampasan setinggi jumlah yang diberikan oleh Mahkamah Perusahaan tersebut.

Persoalannya, Bagaimanakah Cara Untuk Membuat Tuntutan Di Mahkamah Perusahaan?

Yang menariknya, pekerja tidak boleh membuat tuntutan di Mahkamah Perusahaan secara terus tidak seperti JTK dan Mahkamah Sivil.

Sebaliknya, pekerja perlu membuat aduan terlebih dahulu ke Jabatan Perhubungan Perusahaan (JPP) untuk pemulihan kerja di bawah Seksyen 20(1) Akta Perhubungan Perusahaan 1967 dalam masa 60 hari dari tarikh pembuangan kerja berkuatkuasa.

Setelah pekerja membuat aduan tersebut dengan mengisi borang yang telah disediakan di pejabat JPP Negeri tempat beliau bekerja, JPP akan mengatur temu janji untuk runding damai antara pekerja dan majikan. Dalam sesi runding damai tersebut, pegawai JPP akan berjumpa dengan pekerja dan majikan atau wakilnya untuk mencari penyelesaian yang bersifat menang-menang (win-win) antara kedua-dua pihak tanpa kehadiran peguam. Penyelesaian tersebut boleh dalam bentuk bekerja semula, pemberian pampasan dan sebagainya.

Ada pekerja yang pernah mengadu kepada saya bahawa pegawai JPP semasa runding damai langsung tidak membela beliau selaku pekerja! Sebenarnya pegawai JPP tidak ditugaskan untuk membela pekerja atau majikan dalam sesi runding damai tersebut. Tugas pegawai JPP hanya untuk memudah cara sesi runding damai antara majikan dan pekerja, bukannya untuk berpihak kepada salah satu.

Jika penyelesaian berjaya dicapai, satu Memorandum Persefahaman (MoU) akan ditandatangani oleh pihak-pihak dan kes pun akan ditutup tanpa dibawa lebih lanjut ke Mahkamah Perusahaan.

Namun jika penyelesaian tidak berjaya dicapai, maka kes tersebut akan dibawa oleh JPP ke Menteri Sumber Manusia untuk membuat keputusan sama ada kes tersebut wajar dirujuk ke Mahkamah Perusahaan atau tidak.

Jika Menteri Sumber Manusia mendapati kes tersebut mempunyai asas, maka barulah Menteri Sumber Manusia akan merujukkan kes tersebut ke Mahkamah Perusahaan di bawah Seksyen 20(3) Akta Perhubungan Perusahaan 1967.

Sebaik sahaja kes tersebut telah didaftarkan di Mahkamah Perusahaan, Mahkamah Perusahaan akan mengeluarkan Notis kepada pekerja dan majikan untuk hadir ke Mahkamah untuk mematuhi arahan-arahan selanjutnya daripada Mahkamah termasuklah pemfailan kertas kausa dan bicara sehinggalah Mahkamah membuat keputusan dengan menurunkan keputusan atau Award.

Di sinilah pekerja atau majikan boleh melantik peguam masingmasing untuk mewakili kes masing-masing.

Wajibkah Melantik Peguam Di Mahkamah Perusahaan?

Tak wajib. Saya sendiri pernah berlawan kes dengan pekerja dan majikan yang tidak diwakili oleh peguam.

Namun, melihat kepada kerumitan prosedur undang-undang dan perkembangan undang-undang dari semasa ke semasa, maka saya menasihatkan bahawa eloklah melantik peguam sama ada anda adalah pekerja atau majikan.

Bagaimanakah Jika Menteri Sumber Manusia Tidak Merujukkan Kes Pekerja Ke Mahkamah Perusahaan?

Jika Menteri Sumber Manusia mendapati kes yang dimajukan oleh JPP kepadanya tidak mempunyai asas. Maka Menteri Sumber Manusia tidak akan merujukkan kes tersebut ke Mahkamah Perusahaan yang akan menyebabkan tuntutan pekerja tersebut pun terhenti begitu sahaja.

Namun, keputusan Menteri Sumber Manusia tersebut boleh dicabar oleh pekerja dengan membuat Permohonan Semakan Kehakiman (Judicial Review) di Mahkamah Tinggi untuk membatalkan keputusan Menteri tersebut (Perintah Certiorari) dan mengarahkan Menteri tersebut untuk merujukkan juga kes tersebut di Mahkamah Perusahaan (Perintah Mandamus).

Penutup

Sebagai penutup, kehilangan pekerjaan adalah satu keadaan yang begitu merunsingkan setiap individu dan hak mempunyai pekerjaan adalah satu hak yang telah diberikan di bawah Artikel 5 Perlembagaan Persekutuan yang dikenali sebagai “right to livelihood”.

Oleh hal yang demikian, undang-undang telah menyediakan jalan ataupun cara bagaimana pekerja mendapatkan haknya sekiranya beliau telah ditamatkan secara tidak munasabah dan tidak adil oleh majikan.

Hal tersebut juga untuk memastikan hak pekerja dan juga hak majikan terpelihara lantas membentuk sesuatu yang dinamakan “Industrial Harmony”.

Semoga bermanfaat.
Marwan bin Abdullah
Peguambela & Peguamcara
Tetuan Mu’az Aiman Halem Auzan & Associates

“Poor Performance” Reason for Termination?

MAHA Lawyers — Sun, 26 Mar 2023 14:24:51 +0000

Introduction

First and foremost, it is not wrong for the employer to terminate its employee due to “Poor Performance” provided that it is done in accordance with law. The burden is on the employer to prove that its employee is having performance issue which justify his or her dismissal. However, there are several requirements and/or elements that must be fulfilled by the employer to dismiss its employee on the ground of poor performance. So, what are the legal requirements and/or elements to be fulfilled when the employers decide to terminate their employees for the reason of “Poor Performance”?

1st Element: The Employer Shall Warned The Employee’s Unsatisfactory Performance

The first element is the employer shall warned the employee’s unsatisfactory performance. Warning may be given either in verbal or in writing but it is more favorable for a warning to be in written so that when the matter being adjudged before the Industrial Court, it is easier for the employer to satisfy this first element. Not only that, a warning should be clear and specific in such away that the areas of the employee unsatisfactory performance has been communicated and/or stated clearly to him or her.

Usually, when the employer has notified the employee that he or she is having performance issue, the employer also will inform the said employee that he or she will be placed under the Performance Improvement Plan (“PIP”). The contents do not constitute legal advice, are not intended to be a substitute for legal advice and should not be relied upon as such

What Is PIP?

PIP is the platform for the employer or the company to assist its non-performer to improve his performance with the company The structure, the method of assessment and the period of PIP is depend on the practice of the Company which usually being provided in the employee’s manual or handbook. This is because it is an established principle of law that the employer is the best person to evaluate his employee’s performance.

However it is also trite law that such evaluation and/or assessment must be done in bona fide or in good faith. Therefore, throughout the PIP the employer must show that he has assessed and/or monitor the employee’s performance in a good faith.

What’s Constitute Good Faith?

The employer is said to have a good faith in assessing or evaluating his employee’s performance when he has given the said employee a sufficient opportunity to improve and it is the second element that the employer need to prove.

2nd Element: The Employee Is Given “Sufficient Opportunity” To Improve

In normal case scenario, sufficient opportunity to improve is when the employee is being given necessary guidance to improve his performance which is consider as poor or unsatisfactory by his employer.

The employee is also considered to have a sufficient opportunity to improve but not limited to when:-
a)The employee is given a reasonable number of tasks and/ or targets to achieve during the PIP;
b) The tasks and/or the targets given to the employee during the PIP must be related to the areas of his non-performance;
c) The employee is given a necessary guidance by his employer i.e through its immediate superior throughout the PIP;
d) The employee is given a reasonable time to complete the tasks given by the employer during the PIP.

Meanwhile, examples when there was no sufficient opportunity to improve his performance but not limited to when:-

a)The employee is given large volume of tasks and/or unreasonable targets to achieve during the PIP;
b)The tasks or targets given during the PIP is not related to the employee’s unsatisfactory performance;
c)The employee was not monitored and/or assisted by the company through his superior during the PIP;
d) The employee was given a very short time to complete large number of tasks and/or targets during the PIP.

The clear application of this element can be found in the case of FELICIA APING LAING @ APING LIANG v. ERICSSON (MALAYSIA) SDN BHD [2019] MELRU 1070 whereby in this case, the Claimant was given three months to complete large volume of tasks which cause her to work until late night. She was frequently made to work ten (10) to twelve (12) hours each working day to complete her gargantuan tasks, which included supporting other departments and awaiting inputs from dependent colleagues and line managers (local and overseas with time zone difference) for tasks to be completed. The large volumes of tasks actually required more personnel and supporting staff but was deliberately denied to the Claimant. At times the Claimant had to work late hours at home too. In taking into account these facts, the Industrial Court held that the claimant was unfairly dismissed by her employer

3rd Element: The Employee Still Not Improve Although Was Given Sufficient Opportunity To Improve

The employer must produce a concrete evidence and/or objective evidence that the employee still not improve although was given sufficient opportunity to do so. BUT, WHETHER THE NON-COMPLETION OF TASK OR NONACHIEVEMENT OF TARGET OF PIP PER SE MEANS THAT THE EMPLOYEE IS POOR PERFORMER?

The answer is no. The non-completion of task and/or the nonachievement of target of the PIP per se does not necessarily means the employee is a poor performer.

In the case of LAI KOK SEAN v. INQPHARM SDN BHD [2019] 2 MELR 391, the Industrial Court has disagreed with the company’s submission that the claimant was considered as poor performer because he has failed to complete a tasks given under PIP. The court further held it was the intervening events that may make it impossible for the completion of the tasks and not because of the employee’s unsatisfactory performance. Similarly, in the case of FOONG KANG CHYE v. MEDICPLAS ENTERPRISE [2019] MELRU 374, the court held that the claimant’s non-achievement of sale target because of the problem with the Company’s marketing strategy does not make the claimant a poor performer.

The same principle was applied in the case of CEMANTECH SDN BHD V CIK LEE YEW LIN [1987] 1 MELR 626 where the Court decided that in the absent of the concrete evidence of poor performance, the Court was inclined with the evidence given by the Claimant in respect of non-achievement of some projects due to something that is beyond the claimant’s control in deciding the that the Claimant was unfairly dismissed by his employer.

Meaning to say, just because the employee was unable to complete the task and/or achieve the target assigned to him under PIP, it does not make the employee a poor performer because there could be could be reasons and intervening events that may make it impossible for the completion of the tasks and/or achievement of target.

These are the three(3) elements that are need to be proved by the employer to terminate to terminate its employee on the ground of poor performance BUT, WHAT THE EMPLOYEE CAN DO IF HE OR SHE DOES NOT AGREE THAT HE OR SHE HAS PERFORMANCE ISSUE?

If the employee does not agree with his or her employer’s allegation that he or she is having issue of poor performance, the employee shall give a notice preferably in writing to his or her employer asking for clarification and/or explanation of his or her performance issue as soon as he or she got the warning letter from his or her employer. If the employee still not satisfied with the explanation given by his employer, he or she may claim that he or she has been constructively dismissed by the employer provided that he or she must fulfilled the elements of constructive dismissal.

Conclusion

The employee excellent performance will give a powerful impact to the success of the company and vice versa. However, there will be time when an employee is unable to give his or her best probably because the tasks become tougher and tougher or maybe he or she encountered a problem which he or she never encountered before.

Therefore, it is very important to give the employee a chance to fix his or her performance with the company so that the employer and employee will have a good relationship. The purpose of PIP is to help the employee to improve and not a sign and/or an indicator that the employee will be terminated soon. As usual, “the best will stay” and to determine that, a fair assessment should be conducted and necessary guidance should be given.

If after all opportunity are being given, but the employee still not perform, it is not wrong for the company to terminate him or her on the ground of poor performance.

Prepared by:
Shazziera Safaruddin
Advocate & Solicitor
Tetuan Mua’z Aiman Halem Auzan & Associates
shazziera@mahalaw.com.my